行业背景

食品医药化工企业的销售方式多、销售频率高，与客户之间的业务订单往来，有不少还是通过传真的完成的。

面对每天大量传真订单量的接收与发送，繁重的传真处理使得员工的工作量大大增加，低效率也降低了客户满意度。部分企业每份订单都有唯一的订单编码，发出的传真订单必须要对方签字回传确认，才能完成下单过程。靠人手去收单、查单、分单、录单，耗时耗力。有时，订单的错漏是由于传真不清晰或不及时所带来的，但往往问题只会被认为是人为疏忽，而忽视了这是使用传真机所导致的。

与此同时，传真订单的接收录入或发出拨号也耗费大量人力，传真机与业务系统没法共享信息，只能靠人工将业务系统的数据进行交互。大量的订单通过传真往来依靠传真机无法保密；大量的手写纸质文件收发没有记录，不好存储、占用空间、分类归档管理困难；经常要切换系统，各种业务系统（ERP、CRM、OA等）生成的表单、数据无法直接发送传真，打印出来后人工操作发传真，耗费时间精力，难以提升效率。

解决方案

传真线路为1-4路的适合使用部门级传王电子传真系统，4路以上适合使用企业级的传真服务器，传真软件的应用可实现员工可在自己电脑上收发传真，高效节能，达到事半功倍的效果。

功能应用

1、企业只需在电脑中安装传真软件，员工即可在各自电脑中操作，完成传真件的编辑、发送、接收、分发、审批、归档等，实现无纸化；

2、传真服务器对传真文件的编辑、修改、签字、盖章、功能轻松应用，简化繁琐的步骤；

3、在传真文件中直接完成签字、盖章，由传真服务器中统一管理，通过多重加密保证，只有经授权的用户才能用章，并有密码签章密码保护，安全可靠；

4、订单号识别，通过传真系统将订单号自动识别并反填到系统中，以方便用户检索查找；

5、传真服务器可按预设的规则，根据收到的传真，自动分发到用户中，轻松实现传真的自动分发管理，实现及时通讯；

6、传真服务器与业务系统（如ERP等）的集成结合，简化工作流程，使得业务员无需切换业务系统便可完成传真业务。